Elegir café para una oficina empieza por una pregunta menos estética de lo que parece: ¿cuánto se va a consumir de verdad? Sin una estimación razonable es fácil comprar de más, quedarse sin producto en mitad de la semana o dimensionar mal la máquina y el servicio.
No existe una cifra válida para todas las empresas. Cambian la presencialidad, los turnos, el acceso gratuito o de pago, el tamaño de la taza y los hábitos del equipo. Sí existe una fórmula sencilla para construir un primer escenario y corregirlo con datos reales.
Fórmula base
Personas presenciales × tazas por persona y día × gramos por taza × días laborables ÷ 1.000 = kilos de café al mes.
Las cuatro variables que necesitas
1. Personas realmente presentes
No utilices automáticamente la plantilla total. Si el trabajo es híbrido, calcula la presencia media por día. Una empresa de 100 personas con un 60 % de presencialidad se comporta, a efectos de consumo diario, más cerca de una oficina de 60.
2. Tazas por persona y día
Conviene partir de una hipótesis y medirla. Algunas personas no toman café; otras repiten. Si todavía no hay datos, plantea al menos un escenario bajo, uno central y uno alto. El objetivo no es adivinar con precisión, sino conocer el rango que debe soportar la solución.
3. Gramos por preparación
La dosis depende de la máquina, la receta y el tamaño de bebida. Para una estimación inicial de espresso automático puede utilizarse una hipótesis de 9 g por servicio, pero debe sustituirse por la configuración real del equipo cuando esté disponible.
4. Días de consumo
Una oficina de lunes a viernes no consume igual que una planta con turnos de fin de semana. Incluye únicamente los días en que el servicio está operativo y ajusta festivos o cierres si el cálculo cubre un mes concreto.
Ejemplo de cálculo
Supongamos una oficina con 50 personas presentes de media, 0,7 tazas por persona y día, una dosis estimada de 9 g y 22 días laborables:
50 × 0,7 × 9 × 22 ÷ 1.000 = 6,93 kg al mes.
Es una estimación, no una promesa de consumo. Sirve para preparar un suministro inicial cercano a 7 kg mensuales y establecer un control. Si el primer mes termina con 1,5 kg disponibles o hay roturas de stock, se ajustan frecuencia y cantidad.
Trabajar con escenarios evita falsas certezas
| Escenario | Tazas/persona/día | Consumo mensual* |
|---|---|---|
| Bajo | 0,5 | 4,95 kg |
| Central | 0,7 | 6,93 kg |
| Alto | 1,0 | 9,90 kg |
*Ejemplo con 50 personas presentes, 9 g por servicio y 22 días. Son estimaciones sujetas a los hábitos y a la configuración real.
El consumo no dimensiona por sí solo la solución
Dos oficinas que consumen los mismos kilos pueden necesitar configuraciones distintas. También importan:
- Las horas punta. Cincuenta cafés repartidos durante ocho horas no exigen lo mismo que treinta preparados en quince minutos.
- El número de puntos de servicio. La distribución del espacio puede hacer preferibles dos ubicaciones aunque el consumo total sea moderado.
- El tipo de bebida. Espresso, café largo o bebidas con leche afectan tiempos, limpieza y consumibles.
- Quién repone y limpia. Una solución solo funciona si las tareas y responsables están claros.
- La continuidad. Stock de seguridad, frecuencia de entrega y respuesta ante incidencias forman parte del servicio.
Cómo convertir la estimación en un dato útil
- Calcula un rango inicial con tres escenarios.
- Registra durante cuatro semanas las tazas servidas o los gramos consumidos.
- Separa días normales de eventos, visitas o picos excepcionales.
- Define un stock de seguridad acorde al plazo de reposición.
- Revisa la previsión cuando cambien presencialidad, turnos o tamaño del equipo.
La mejor previsión no es la que parece más precisa el primer día. Es la que puede corregirse con poca fricción cuando aparecen datos reales.
La propuesta de ORBE para empresas
ORBE plantea el suministro recurrente a partir de 3 kg al mes. El diagnóstico inicial revisa consumo, contexto, equipo y forma de servicio antes de recomendar una configuración. Los proyectos Coffee Corner se estudian por separado porque añaden maquinaria, instalación y operación.
Cuéntanos el contexto, no solo el número de empleados.
Con presencia, consumo aproximado, equipo actual y número de sedes podemos preparar una primera recomendación.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos cafés por persona debo asumir?
Si no hay datos, utiliza un rango y evita presentar una única cifra como hecho. Después sustituye la hipótesis por consumo medido.
¿Cuánto stock de seguridad necesita una oficina?
Depende del consumo y del plazo de reposición. Como regla operativa, debe cubrir al menos las variaciones normales y una entrega que se retrase, sin acumular producto innecesariamente.
¿El cálculo incluye leche, azúcar y vasos?
No. La fórmula estima únicamente café. Los demás consumibles deben calcularse con su propia tasa de uso y según las bebidas ofrecidas.